Een logistiek medewerker die de zending opvolgt, zodat u dat niet hoeft te doen
Van communicatie met klanten tot POD-verwerking en het volgen van zendingen: Kapwa Support helpt uw team de administratieve werkdruk te verminderen, zodat zij zich kunnen concentreren op het behalen van resultaten.
Het probleem
Logistiek werk is zelden ingewikkeld. Het is wel constant.
De inboxen raken vol. Klanten vragen om updates over hun zendingen. Er moeten verzendbewijzen (POD’s) worden aangevraagd en verwerkt. De tarieven moeten worden bijgewerkt. Zendingen moeten worden gevolgd en er moet op worden ingespeeld voordat klanten vragen gaan stellen.
Op zich is geen van deze taken moeilijk. Maar samen nemen ze elke dag uren in beslag en gaan ze ten koste van kostbare tijd die anders besteed zou kunnen worden aan de bedrijfsvoering, klantrelaties en bedrijfsgroei.
Het verschil zit zelden in de vakkennis. Het zit hem in de consistentie. Iemand hebben die de zaken opvolgt, de systemen up-to-date houdt, de zendingen in de gaten houdt en ervoor zorgt dat er niets door de mazen van het net glipt.
Daar komt Kapwa Support van pas.
Wat je assistent voor je regelt
Klantenservice
Het beantwoorden van vragen van klanten over zendingen, boekingen en dienstopties
De klant op de hoogte houden van de verzendstatus voordat hij erom hoeft te vragen
Openstaande serviceverzoeken opvolgen totdat ze daadwerkelijk zijn afgesloten
Het afhandelen van routinematige klantcorrespondentie in uw eigen stijl, binnen de afgesproken richtlijnen
Gevoelige zaken doorgeven aan je team, samen met de reeds verzamelde achtergrondinformatie
01
E-mailbeheer
Het bijhouden van gedeelde en operationele inboxen gedurende de werkdag
Berichten prioriteren en markeren, zodat de dringende berichten bovenaan verschijnen
Verzoeken doorsturen naar de juiste persoon of afdeling, zodat ze niet ongelezen blijven liggen
Opvolgen van openstaande acties en achter antwoorden aangaan waarvoor geen reactie meer is gekomen
De inbox op een beheersbaar niveau houden in plaats van een permanente achterstand te laten ontstaan
02
Track & Trace-beheer
03
Dagelijks de zendingen volgen via de portalen van vervoerders en uw eigen systemen
Controle op vertragingen, uitzonderingen en zendingen die niet meer worden vervoerd
Het rapporteren van de status aan klanten en aan je team volgens een afgesproken frequentie
Vervoerders achterhalen bij vastgelopen of vermiste zendingen en vastleggen wat ze zeggen
Problemen signaleren voordat je klant ze opmerkt
Verwerking van afleverbewijzen
POD’s opvragen bij vervoerders en opvolgen totdat ze zijn aangekomen
De ontvangen POD’s controleren op volledigheid en leesbaarheid alvorens ze te archiveren
Documentatie zo ordenen dat deze zonder zoeken kan worden teruggevonden
Interne systemen bijwerken en afgehandelde zendingen afsluiten
Een overzicht bijhouden van wat er nog openstaat en hoe lang dat al zo is
04
Onderhoud van de tariefdatabase
Tarieven invoeren en bijwerken naarmate er nieuwe overeenkomsten en toeslagen binnenkomen
Het bijhouden van de tariefdatabase, zodat offertes op basis van actuele cijfers worden opgesteld
Gegevensinvoer en gestructureerd beheer in al uw operationele systemen
Informatie toetsen aan de hand van brondocumenten in plaats van aannames te doen
Het signaleren van inconsistenties en aflopende overeenkomsten voordat deze tot een onjuiste prijsopgave leiden
05
Voor wie is het bedoeld?
Expediteurs
Logistieke dienstverleners, waaronder 3PL- en 4PL-bedrijven
Transportbedrijven
Douane-expediteurs
Supply-chain-teams
Distributie- en opslagbedrijven
06
Hoe het werkt
1. Maak een afspraak voor een kennismakingsgesprek
Een kort gesprek over uw volumes, uw systemen en waar uw tijd dagelijks precies naartoe gaat. Geheel vrijblijvend en zonder verkoopdruk.
2. We kijken of er een goede operationele match is
Expeditie, transport en opslag verlopen in verschillende ritmes en maken gebruik van verschillende systemen. Je ontmoet de assistent voordat er iets is afgesproken.
3. Jullie systemen, niet die van ons
We vragen je niet om een bepaald platform te gaan gebruiken. Je assistent werkt binnen de tools die je al gebruikt, of dat nu een transport- of vrachtbeheersysteem is, een vervoerdersportaal, een gedeelde inbox of een reeks spreadsheets.
4. Een dagelijkse checklist, op papier gezet
Onboarding maakt van je proces een vastgelegde routine: wat er wordt gecontroleerd, in welke volgorde, wat leidt tot een escalatie en wie hiervan op de hoogte wordt gesteld. Consistentie is hier het allerbelangrijkste.
5. Uitzonderingen komen naar je toe, routine niet
Binnen enkele weken zou je bericht moeten krijgen over de zendingen waarover een beslissing moet worden genomen, niet over de zendingen die probleemloos verlopen.
Waarom Kapwa Support
Kennis van logistiek
Wij begrijpen hoe logistieke processen in hun werk gaan en waarom tijdige communicatie, nauwkeurige documentatie en betrouwbare opvolging van cruciaal belang zijn. Uw medewerker wordt volledig ingelicht over uw transportroutes, uw vervoerders en uw serviceverplichtingen voordat hij of zij een echte klant te woord staat.
Toegewijde professionals
Onze teamleden worden zorgvuldig geselecteerd en opgeleid, en zetten zich in om consistente ondersteuning te bieden. We bieden een salaris dat tot de top van de markt behoort, aangevuld met prestatiebonussen en betaalde vakantiedagen, omdat bij een functie die is gebaseerd op opgebouwde kennis van uw vervoerders, klanten en uitzonderingsgevallen, het behoud van personeel in de eerste plaats een kwaliteitsbeslissing is.
Kosteneffectieve groei
Breid uw ondersteuningscapaciteit uit zonder de kosten van een extra fulltime medewerker ter plaatse, en zonder in te boeten aan de kwaliteit die je normaal gesproken voor die prijs krijgt.
Mensen staan voorop
Kapwa is een Filipijns concept dat draait om een gedeelde identiteit en wederzijds respect, waarbij je jezelf herkent in de persoon tegenover je. Daar komt onze naam vandaan en zo bouwen we langdurige partnerschappen op, zowel met onze klanten als met de mensen die het werk uitvoeren.
Wat is inbegrepen
Een vaste logistiek medewerker, geen roulerend team
Een vastgelegde dagelijkse routine en escalatieregels
Transparante tijdregistratie zonder controle van schermafbeeldingen
Regelmatige rapportage over de status en uitzonderingen
Vervangende hoes als de maat niet klopt, met een soepele overdracht zodat u niet helemaal opnieuw hoeft te beginnen
Prijzen
Vanaf € 35 per uur, waarbij de tarieven dalen naarmate het aantal uren per maand toeneemt.
Veelgestelde vragen
-
Van u. We vragen u niet om over te stappen naar een platform van onze keuze of een tool aan uw systeemstack toe te voegen. Uw assistent werkt binnen de systemen die u al gebruikt, of dat nu een transport- of vrachtbeheersysteem is, een vervoerdersportaal, een gedeelde inbox of een reeks spreadsheets. Vertel ons welke systemen u gebruikt en wij zullen controleren of onze oplossing daarbij past voordat u een beslissing neemt.
-
Zij stellen de benodigde documenten op en houden deze bij, en onderhouden contact met uw makelaar of expediteur. Zij treden niet op als erkende douane-expediteur en nemen geen beslissingen over classificatie, waardebepaling of inklaring.
-
Ja, binnen de grenzen die je tijdens de onboarding instelt. De meeste klanten geven hun assistent een eigen gebruikersnaam op jouw domein, zodat klanten en vervoerders te maken hebben met een vast aanspreekpunt in plaats van een onbekend e-mailadres.
-
De toegang is afgestemd op de rol, wordt verleend via een wachtwoordbeheerder met meervoudige authenticatie en wordt onmiddellijk ingetrokken wanneer een detachering afloopt. De bewaartermijnen worden vastgelegd en we sluiten een gegevensverwerkingsovereenkomst met standaardcontractbepalingen voor gegevensoverdrachten.
-
De openingstijden worden bij aanvang overeengekomen en zo gekozen dat ze aansluiten op de openingstijden van uw vervoerders, leveranciers en magazijn.
-
Tijdens de inwerkperiode worden escalatieregels afgesproken. Je assistent verzamelt de tijdlijn, de traceergeschiedenis en de correspondentie met de vervoerder, en legt deze vervolgens aan je voor zodat je direct actie kunt ondernemen, in plaats van dat je het onderzoek vanaf je bureau moet starten.
Klaar om een Remote Assistant in te huren?
Vertel ons eens wat je deze week bezighoudt. Praat je liever? Boek dan een gratis kennismakingsgesprek van 20 minuten en we laten je zien wat een Kapwa Support -assistent voor jouw bedrijf kan betekenen.
We reageren binnen één werkdag.