A general remote assistant who takes the admin off your desk
Inbox, agenda, documenten, gegevens en opvolging: dit wordt elke week afgehandeld door een getrainde assistent die leert hoe uw bedrijf in de praktijk werkt.
Het probleem
De meeste kleine bedrijven verspillen geen tijd aan het moeilijke werk. Ze verspillen hun tijd aan de kleine klusjes: het antwoord dat vier minuten kost, de factuur die nog moet worden opgevolgd, de spreadsheet die niemand heeft bijgewerkt, de agenda die stilletjes volraakt met de verkeerde afspraken.
Op zich is het allemaal niet moeilijk. Maar alles bij elkaar is het een tweede baan, en het is een baan die altijd na werktijd lijkt te moeten worden gedaan.
A general remote assistant is the person who picks that up. Not a tool, not a template, a colleague who works with you every week and gets better at your business the longer they are in it.
Wat je assistent voor je regelt
Inbox en communicatie
Je inbox ordenen, labelen en prioriteiten stellen
Antwoorden opstellen in jouw stijl ter goedkeuring
Zelfstandig de dagelijkse correspondentie afhandelen zodra er overeenstemming is bereikt over de werkwijze
Reacties opvolgen en discussies gaande houden
01
Agenda en coördinatie
Planning en herschikking van afspraken over verschillende tijdzones heen
Agenda’s voor vergaderingen opstellen en notulen rondsturen
Reizen en accommodatie boeken
Terugkerende verplichtingen beheren zodat er geen conflicten ontstaan
02
Documenten en gegevens
Documenten opstellen, opmaken en proeflezen
Het bijhouden van spreadsheets, overzichten en rapporten
Gegevensinvoer, opschoning en migratie tussen systemen
Gedeelde schijven overzichtelijk en gemakkelijk vindbaar houden
03
Administratieve opvolging
Facturen opstellen en achterstallige betalingen aanmanen
Correspondentie tussen leverancier en klant
Onderzoeks- en vergelijkingstaken
CRM-updates en het opschonen van de pijplijn
04
Terugkerende handelingen
Wekelijkse en maandelijkse rapportages vanuit uw bestaande tools
Je werkruimte voor projectbeheer up-to-date houden
Checklists voor de introductie van nieuwe klanten of medewerkers
Elk proces dat je al uitvoert en dat je één keer kunt vastleggen en vervolgens kunt herhalen
05
Hoe het werkt
1. Je vertelt ons wat je nodig hebt
Een kort gesprek over je werk, je gereedschap en de uren die je in gedachten hebt. Geen verplichtingen en geen verkooppraatje.
2. Wij zoeken een match; we stellen geen shortlist samen op basis van willekeurige selectie
Wij stellen assistenten voor die aansluiten bij uw sector, uw werkwijze en uw werkritme. U maakt eerst kennis met hen voordat er iets wordt afgesproken.
3. Gestructureerde introductie
De toegang wordt geregeld via een wachtwoordbeheerder met gedeelde kluizen en meervoudige authenticatie. Uw assistent wordt ingewerkt, uw eerste werkprocessen worden gedocumenteerd en de verwachtingen worden schriftelijk vastgelegd.
4. Wekelijks ritme, zichtbare uren
In Clockify wordt de tijd op transparante wijze bijgehouden. Je ziet waaraan er is gewerkt en hoe lang. Er is geen controle via screenshots en geen toezicht op activiteiten, omdat wij vinden dat volwassenen niet in de gaten hoeven te worden gehouden.
De tweede maand kost je minder aandacht dan de eerste. Dat is precies het voordeel van een vaste assistent in plaats van een platform voor eenmalige opdrachten.
5. Het versterkt het effect
Waarom Kapwa Support
Je assistent wordt naar behoren betaald
We bieden een salaris dat tot de top van de markt behoort, met prestatiebonussen en betaalde vakantiedagen. Dit is geen liefdadigheidsinitiatief, maar een strategie om medewerkers te behouden. Assistenten die goed worden behandeld, blijven, en continuïteit is juist wat delegeren zo goed laat werken. Elke overdracht die je kunt vermijden, betekent een maand aan context die je behoudt.
GDPR compliance is built in, not bolted on
Een gegevensverwerkingsovereenkomst, standaardcontractbepalingen voor gegevensoverdrachten, vastgelegde bewaartermijnen en een schriftelijk beleid inzake het gebruik van AI. Uw assistent krijgt een opleiding over gegevensbescherming voordat hij of zij toegang krijgt tot uw systemen, en niet pas na een incident.
Europa staat voor een cruciale periode
Uw assistent werkt op tijden die samenvallen met uw Europese werkdag, zodat vragen worden beantwoord terwijl u nog achter uw bureau zit.
Een team, geen lijst
Onze medewerkers maken deel uit van een hechte gemeenschap waar ze trainingen, regelmatige gesprekken en bijeenkomsten krijgen. ‘Kapwa’ betekent gedeelde identiteit en wederzijds respect, een Filipijns concept waarbij je jezelf herkent in de persoon tegenover je. Daar komt onze naam vandaan en zo runnen we ons bedrijf ook daadwerkelijk.
Een vaste assistent, geen wisselende groep
Gestructureerde introductie en procesdocumentatie
Transparante tijdregistratie
A named contact at Kapwa Support for anything that needs escalating
Vervangende hoes als de maat niet klopt.
Wat is inbegrepen
Prijzen
Vanaf € 35 per uur, waarbij de tarieven dalen naarmate uw maandelijkse aantal uren toeneemt. Kwaliteit op bureauniveau tegen instaptarieven: hoger dan wat een offshore-marktplaats in rekening brengt, lager dan wat een Europees bureau vraagt, met de naleving van regelgeving en ondersteuning die bij geen van beide inbegrepen zijn.
Veelgestelde vragen
-
De meeste bedrijven schatten dit te laag in. Als je twijfelt, begin dan met het volume dat de taken dekt die je op dit moment kunt noemen, en breid dit vervolgens uit zodra de procesdocumentatie beschikbaar is.
-
Ja. Je werkt samen met één vaste assistent die zich verdiept in je bedrijf. De regeling voor vervanging tijdens vakanties en afwezigheid wordt tijdens de inwerkperiode afgesproken.
-
Laat het ons tijdig weten. Wij regelen zo snel mogelijk een vervangend exemplaar en zorgen voor de overdracht, zodat u de inwerkprocedure niet helemaal opnieuw hoeft te doorlopen.
-
We sign a Data Processing Agreement with every client, use Standard Contractual Clauses for transfers outside Europe, restrict access through a password manager with multi factor authentication, and train every assistant on GDPR before they start. We can share our compliance documentation on request.
-
Alleen binnen het kader van een schriftelijk beleid dat u goedkeurt. Klantgegevens worden nooit ingevoerd in tools die niet zijn goedgekeurd, en alle door AI gegenereerde output wordt door een mens gecontroleerd voordat deze bij u terechtkomt.
Klaar om een Remote Assistant in te huren?
Vertel ons eens wat je deze week bezighoudt. Praat je liever? Boek dan een gratis kennismakingsgesprek van 20 minuten en we laten je zien wat een Kapwa Support -assistent voor jouw bedrijf kan betekenen.
We reageren binnen één werkdag.